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オフィスで働きたい!転職に役立つパソコンスキルとは?

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どの仕事についてもパソコンを使うことはいまや当たり前になっています。 では具体的にどんなパソコンスキルが必要とされているのでしょうか。 今回はパソコンを一番使う事務職について、求められるパソコンスキルを解説していきます!

そもそも事務職や経理職って何をするの?

業種や規模を問わず、多種多様な企業で活躍できる事務の仕事はたくさんあります。
事務職とは、個人や部門のサポート業務を担当する仕事。
いわば、サポートする人が自分の仕事に専念できるようにするということですね!

具体的な仕事は、企業によって異なります。種類もさまざまですが、以下のようなものがあります。
●一般事務
↳各種書類作成やデータ入力、電話・メール・来客応対など
●営業事務
↳プレゼンテーション資料の作成、商品の在庫管理や納期管理、顧客からの電話応対など
●経理事務
↳出入金管理や伝票仕訳などの経理業務や、決算関連の会計業務など
●人事事務
↳人事採用や給与計算、雇用・労働保険の手続きなど
●総務事務
↳社内の設備管理や備品の発注、福利厚生の手続きなど幅広い業務
●秘書
↳企業の社長をはじめとする重役の下で、スケジュール管理やメール・電話応対、書類作成といった庶務全般

経理関係などは経験者が優遇されることもありますが、未経験者を採用する会社もあります。
しかし、事務職や経理職は主な仕事がパソコンを使った書類作成・データ分析などになるので、
ある程度パソコンを扱えないと、仕事をこなすのに苦労するかもしれません。
事務職や経理職として働くことを検討するなら、オフィスワーカーとして必要なレベルのパソコンスキルを身に付ける必要があります。

事務職に求められる3つのパソコンスキルとは?

企業が事務職に求めるパソコンスキルを一言で言うと、即戦力として実務を一人でこなせることです。
もちろん、新しい仕事を始めるときには、仕事のやり方や流れは、ある程度教えてもらえます。
しかし、社員ひとりひとりに、パソコンスキルを一から教えている時間はありませんよね。
つまり企業で働く場合、パソコンを使って、どういう仕事をしてほしいか?は教えてもらえても、操作方法までは教えてくれないということです。

事務職に求められる3つのパソコンスキルとは
スキル①【エクセルでのデータ処理/資料作成】
事務職で必ずと言っていいほど使用する、表計算ソフト「Excel」。
複雑な計算が瞬時に完了、膨大な量のデータ集計や分析、グラフ化も簡単にできるため、仕事ではよく使われます。
あらかじめ決められたフォーマットに入力する場合もありますが、管理シートなどを作成することも多いため、エクセルスキルは事務職に必須といえるでしょう。

《基礎レベル》
・表の作成、足し算、引き算、かけ算、割り算
・報告書のフォーマット作成
・簡単な関数
上記で紹介したレベルは最低限のエクセルのスキルです。
未経験者には少し難しいかもしれませんが、このくらいの操作ができれば、様々な場面での作業効率化を図ることができます。
そのため事務職の転職では、「Wordが使える」よりも「Excelが使える」方が強みとなります。


スキル②【ワードでのビジネス文書作成】
文字を入力することができればある程度は使用できますが、ただ文字が打てるだけでは業務に活かせません。
資料や企画書を作成するときのポイントは、書類の「見やすさ」や「わかりやすさ」です。

《基礎レベル》
・フォントの統一や使い分け
・タブ揃えや均等割り付け
・表の作成、画像の挿入
上記のほかにも、書式設定、表の挿入、画像の挿入、差し込み印刷、サイズ変更して印刷など、
文字を入力する以外の使い方も覚えておくとビジネス文書作成がスムーズにこなせますね!


スキル③【Outlookなどでのビジネスメール】
メールは社内や取引先との大切な連絡ツールです。GmailなどのWEBメール、Outlookなどのメールソフトが一般的ですね。
今や誰もが利用するツールですが、件名の付け方や敬語などの言葉遣いなど簡単なツールだからこそ、正しい理解が必要なスキルといえます。

《基礎レベル》
・ファイルなどの添付
・正しい文章の作成
・「To」「Cc」「Bcc」の使い分け
 ↳補足として、この3つの使い方を解説!
 ●To ・・・メールの内容を伝えたい本人、返信を求める相手
 ●Cc ・・・メールのやり取りを把握しておいて欲しい上司など(送信相手に見える)
 ●Bcc・・・互いに面識の無い複数人に一斉送信する時に用いる(送信相手に見えない)

ビジネスメールは単なる連絡ツールではなく、正しく書けていなければ相手からの評価が下がりかねない、重要な文章といえます。
相手に失礼がないよう、マナーを守った正しい書き方を理解し、必要に応じて即座にメールを送信・返信できるようになっておくといいでしょう!

パソコンスキルを高め、履歴書や職務経歴書でアピールするには?

”基本的なパソコンスキル”に関しては、具体的なレベルが指定されていなければ、それほど高度なスキルは求められません。
しかしながら、事務職をはじめパソコンに触れる機会が多い職種に就くのであれば、上記でご紹介した通りPCスキルをあらかじめ身につけておくと重宝されます。

【ショートカットキーを覚える】
「Ctrl+Cでコピー」
「Ctrl+Vで貼り付け」
「Ctrl+Zで取り消し」
「Ctrl+Yで取り消しのやり直し」
「Alt+Tabでウィンドウ切り替え」
など、ショートカットキーを使いこなすことで作業効率がアップします。そのため、実用的なショートカットキーは積極的に覚えると良いでしょう。

【MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)の資格を取得する】
MOSとは、WordやExcel、PowerPointなど、Microsoft Office製品のスペシャリストであることを証明できる資格のことです。
この資格は世界共通の国家資格であるため、海外企業にも通用し、就職・転職の際はPCスキルの高いアピールポイントになります。

【履歴書や職務経歴書でパソコンスキルをアピール!】
「パソコンスキルを応募書類に書きたいけど、どのように書けば良いかわからない」と悩む人は多いですよね。
一般的に履歴書・職務経歴書にはパソコンスキルを記載する欄が設けられていないため、「どこに書けば良いの?」と迷ってしまうことも...
パソコンスキルを応募書類に記載する場合、基本的に職務経歴書の「活かせる知識・スキル」欄に記載すると良いでしょう。

ここで気をつけたいのが、パソコンスキルの書き方。
「Excel・Word・PowerPointの基本操作をできます」「Illustratorでデザインできます」など、とりあえず記載すれば良いというものではありません。
どのような資料を作成したのか、何をデザインしたのかを具体的かつ明確に記載することで、採用担当者にイメージしてもらいやすくなります。
また、求められるパソコンスキルは、業界や職種によって異なるので注意が必要です。
たとえば、事務職を志望している人が、Illustrator、Photoshopなど、デザイン職向けソフトの操作スキルを記載しても、採用担当者から「当社の業務には活かせない」と判断されてしまうかもしれません。
志望する業界・職種は、どのようなパソコンスキルが必要か、企業側が求めるものは何かをしっかり見極めることが重要です!
せっかく習得したパソコンスキル。自分自身を最大限アピールするためにも、丁寧に仕上げたいですね。