転職活動に役立つ「挨拶」のマナーについて、基本や注意点をわかりやすく解説
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転職活動の選考フローの中で、実際にオフィスの中を案内される場面も多いかと思います。そんな時の為に押さえておきたいのが「挨拶のマナー」です。 転職活動中だけでなく、無事転職が決まり、新しい環境で最初に行う事も、そう「入社の挨拶」です。中途採用の場合、新卒の時とは異なり、入社が自分一人ということもあり得る為、1人だけ大勢の前で喋る場面というのは緊張しますよね。しかし、挨拶はこれから一緒の働く仲間にどのような印象を与えるかを左右するとても大切なものです。挨拶が上手にいくとその先の仕事のしやすさも変わってきます。今回は、ビジネスマンが押さえておきたい挨拶のマナーについて、自己紹介の仕方や挨拶に含めるべきポイントを交えて紹介していきます。
まずは挨拶のマナーを抑えよう
どんな会社に就職したとしても初日の挨拶は今後の仕事のしやすさに大きく影響します。好感度を上げられるよう、挨拶のマナーを抑えておきましょう。
身だしなみ
挨拶をする際に大切なのが声と、身だしなみです。人は最初の7秒で印象が決まると言われるほど、外見から得る情報が多いものです。社風にあった適切な身だしなみに整えることで、初日挨拶の効果を最大限に引き出しましょう。以下のポイントが身だしなみで特に重要になります。
・頭髪が整っている
・服や持ち物に傷がついていない
・服のしわが伸びている
・服のサイズ感が合っている
・露出が多くない
・派手さがない
制服を用意している企業もあれば、逆にベンチャー企業などではネイルも許可していたりと、社風によって適切な身だしなみはそれぞれ違います。きちんとした社会人であるという印象をもってもらえるよう、身だしなみはしっかりと整えていきましょう。企業文化を知れるポイントは面接のときです。オフィス見学などできればそこで従業員の服装などを知ることができますし、オフィス見学ができない場合は、面接官や人事担当者の服装を参考にすると良いでしょう。印象的にしようとあえて個性的な格好をするのは逆効果になる為、控えましょう。
話し方
先述した二つのポイントを抑えたらいよいよ話し方です。人前で話すことに抵抗がない場合は、笑顔で堂々と話すこと意識しましょう。逆に人前で話すことに抵抗がある方は、お乳て見える話し方を意識しましょう。初日の挨拶で張り切って元気さや明るさを強調した挨拶をしてしまうとその後もその印象がつき続け、自分自身がつらくなる可能性もあります。大切なのは等身大の自分を相手に理解してもらうことです。必ずしも明るさが大切ということはないので、自分の言葉で自分自身の想いを伝えることを心がけましょう。挨拶で特に意識した方が良いのは以下のポイントです。
・ゆっくりと話す
・はっきりと話す
・笑顔で話す
事前に話す内容をきちんと準備し、ダラダラと長くなったり、どもってしまって相手に伝わらないような話し方は避けましょう。
入社挨拶に必須の項目
入社初日はこれから一緒に働く仲間がどんな人物なのか、受け入れる側も興味をもっています。以下の項目を必ず取り入れることで自分のことを知ってもらいましょう。
・名前
・前職での経験
・入社の意気込み
最低限この３つを丁寧に話すことができれば入社挨拶としては成立します。
緊張しやすい方や、アドリブで話すのが苦手という方は、この３つをしっかりと言えるようにしておきましょう。入社の意気込みは好印象を与えやすいポイントです。飾った言葉は必要ないので自分自身の想いを素直に言葉にしましょう。これまでの経歴を自慢げに話すことやダラダラと話が長くなることは印象が悪くなったり、正確に情報が伝わらなくなったりするので避けましょう。
自己紹介
先述した最低限話すことに加えて、パーソナルな情報を伝える自己紹介も盛り込めると更によくなります。具体的には以下のような項目を盛り込むと良いでしょう。
・前職の業種や職種
・年齢
・出身地
・趣味
これまでの経歴は相手にとっても興味関心を強く持つポイントになります。どのような経歴をもった人なのか、任せる業務の経験はあるのかなど、相手も少し心配に思っているかもしれません。これまでの経歴を簡潔に伝えることができると、自分の能力やスキルを正しく伝えることができるでしょう。出身地や趣味は人物像を伝える有効な話題です。長くなりすぎない程度に触れることで話題提供をしていきましょう。
歓迎会などで話をするチャンスはあるかもしれませんが、自己開示はコミュニケーションを円滑に進めるうえでも有効です。職場でプライベートな話をすることに抵抗がなければ盛り込んでみても良いでしょう。年齢は話すことに同い年というだけで親近感を湧かせることができますが、抵抗がある場合は無理に話す必要はありません。自己紹介のポイントは伝わりやすさです、簡潔に話すことを心がけましょう。入社挨拶の目標ゴールは良い印象を持ってもらうことです。
あまり一般的ではない趣味は話さない方が良いかもしれません。自転車やバイクのツーリング、お酒やスポーツ観戦など共通の趣味として挙がりやすいものを話しておくと後々コミュニケーションのきっかけになることがあるかもしれません。また、職歴をベースに挨拶をする際には、未経験である場合もあるかもしれません。未経験の場合「ご迷惑をおかけしますが」や「わかならないことばかりですが」など、マイナスな言葉を使ってしまうことが多くなりますが、こういった言葉はなるべく使わないようにしましょう。相手に対してネガティブな印象を与えてしまう可能性もあるので、「努力します」など前向きな言葉を使うようにしましょう。
挨拶のポイント
第一印象を決めるときには話す内容よりも声のトーンや表情など、耳から伝わる情報の方が印象に残ります。入社当日に向けて考えたあいさつ文が台無しにならないように、次のポイントに注意しましょう。
・1分以内に簡潔にまとめること
初日の挨拶は朝礼などの朝一番の場で行われることがほとんどです。これから業務を始めるという前に長々とした挨拶は聴く人の頭に残りにくくなります。挨拶をする際はダラダラと話すことはせず、簡潔にまとめ指示された時間内に終わらせられるよう心がけましょう。
・笑顔でハキハキと話す
転職初日の挨拶は今後の印象を決める大切な場面です。好印象をもってもらうためには話す内容だけでなく、表情や話すときの態度も重要です。胸を張りしっかりと前を向いて笑顔でハキハキと話すようにしましょう。緊張で上手く話せないということもあるかもしれませんが、うつむいたり小声だったり、自信がなさそうに感じる態度はマイナスなイメージを与えます。伝えようとする誠実な姿勢が重要です。
・謙虚さを忘れず自慢話にならないように
挨拶の場面でこれまでの経験や前職について話すことは、今後のコミュニケーションのきっかけにもなる大切な内容です。しかし、実績を並べすぎたり、大きな仕事の関わっていたことばかり話すことは避けましょう。自慢話に聞こえ、謙虚さを感じることができなくなり、話しかけにくい印象をもたれてしまう可能性があります。
・個別の挨拶も欠かさずに
全体での挨拶の場面以外にも、個別での挨拶も重要です。自分が出社したタイミングで既に出社されてる方には、自分から積極的にあいさつ回りをするようにしましょう。あとから出社された方にも同様に自分から挨拶をしに行くのが望ましいです。この時も明るく話しかけることが好印象を持ってもらうポイントです。個別挨拶の時は名前とよろしくお願いしますの一言で大丈夫です。個別に挨拶をしておけば全体での挨拶の場がなくても心配いりません。
挨拶は練習することができます。鏡を見ながら挨拶をしてみると表情が暗く見えるなど、意外と多くのことに気づくことができます。挨拶に不安がある方は、前日や当日の朝に鏡を見ながら挨拶をすることで予行練習をしておくことをおススメします。普段は大きな声で明るく話せる方でも、全体の場で入社挨拶をするとなると緊張で声が震えてしまうなんてもこともあるかもしれません。挨拶は緊張して当たり前です。それでも明るく話そうとする姿勢が見えれば、逆に誠実な印象を与えることができるかもしれません。風邪で声が枯れてしまうことがないよう体調管理にも十分に注意しましょう。
メールで挨拶をする場合
挨拶は口頭だけでなくメールでも行います。どのようなメールを誰に送ればいいかという点もここで確認しておきましょう。
誰に挨拶メールを送るべきか
入社日の全体挨拶で挨拶ができた方には特別な事情がない限りメールでの挨拶は必要ありません。メールを開いて読むのにも時間がかかります。重ねて挨拶をすることで相手に余分な時間を取らせないように気を付けましょう。
メールで挨拶をするべき人は、今後仕事で関わる人で、口頭での挨拶ができなかった人になります。社内の方はもちろん、取引先の方や、今後お世話になる社外の方々に対してもメールでの挨拶は忘れずに行いましょう。入社初日はやることが多かったりやることに追われてバタバタしてしまうこともあると思いますが、なるべくその日のうちに挨拶メールは送るようにしましょう。事前に下書きなどを準備しておくとスムーズに送れるかもしれません。
挨拶メールの内容
挨拶メールを送る際の文章内容は基本的に口頭での挨拶と同じで問題ありません。受けては知らない相手から突然メールが送られてくるので、なれなれしい印象を与えない為にも趣味やプライベートに関する内容はなるべく記載しないようにしましょう。挨拶メールのポイントは以下の内容です。
・名前
・配属先
・前職について
・意気込み
上記のポイントを簡潔にまとめわかりやすい文章で送るようにしましょう。長文のメールは読み手に取っても苦痛なので、500文字程度でまとめるとよいでしょう。メールで挨拶する場合、メールのタイトルが必要になります。一目で挨拶メールだとわかるタイトルにしましょう。具体的には【入社の挨拶（所属 氏名】といった内容です。挨拶メールを送るときにタイトルを記載せずに送ってしまうというミスが多くあるようです。本文の集中しすぎてタイトルを記載し忘れることの内容に気を付けましょう。
挨拶の時に気を付けたいポイント
挨拶は身振りや手振りなどのノンバーバル（非言語的）コミュニケーションも大切になります。目線や表情、身振りや手ぶりを使いながら誠意のある挨拶をしていきましょう。
目線
挨拶をする際は言葉や話す内容よりも、目線や表情の方が相手に与える情報量が多くなる場合もあります。挨拶をするときは相手の目をしっかり見て挨拶するようにしましょう。特に大切なのは目線です。以下のようなポイントに注意しましょう。
・きちんと相手に体を向ける
挨拶をするときは相手に体を向けるようにしましょう。体を向けるという動作には相手を受け入れるという心理的な効果があります。相手が「自分は受け入れられている」という気持ちをもてるよう、しっかりと相手に体を向けて挨拶をするようにしましょう。
・相手と目線を合わせる
目は心の窓という言葉があるくらい、目線を合わせて挨拶するということは挨拶において非常に大切なポイントです。相手と身長差がある場合には、相手との目線を合わせにいきましょう。
・視線をずらす
長く話すときに相手を直視し続けることは攻撃的な印象を与えてしまう可能性があります。ときどき視線や目線を相手の口元や手元に向けるなど、変化をつけましょう。
表情
挨拶をするときに目線と同じくらい大切なのが、表情です。以下のような点に注意していきましょう。
・明るい表情
基本です。明るくにこやかな表情で相手に挨拶しましょう。
・相手に合わせて表情を変える
相手が話してるときにずっと表情を変えずに笑っているだけでは、相手は「自分の話を聴いているのか」と不安に思うこともあります。相手の話の内容に合わせて自然と表情を変えながら話を聞くようにしましょう。例えば、暗い話をしているときは表情を曇らせる、悩ましい話をしているときはけげんな表情をつくるという具合です。
・自分も表情豊かに
自分が話すときも表情を豊かにコミュニケーションを取ることを心がけましょう。無表情では自分の感情が伝わりにくく、相手の感情も動かすことができません。大事な場面では目線や表情を使って、強く訴求するようにしましょう。
声のトーンや抑揚
言葉や話しの内容以外にも声のトーンや抑揚も大切です。次のようなポイントに気を付けていくと、挨拶がより印象的なものになります。
・声のトーン
明るい声のトーンで挨拶をするのは挨拶の基本です。高いトーンの声で話すことで相手に明るい印象を与えることができます。自分の声が低いと感じる方は、いつもより少し高めの声話すことを意識して話すといいでしょう。相手の表情や話す声のトーンによって低くすることも必要な場面もあります。
相手が落ち着いたトーンで話す方であれば自分の声のトーンも相手に合わせ、少し低めの声のトーンで話すようにしましょう。低い声のトーンで話すと相手に落ち着いた印象を与えることができるようになります。シーンや話す相手によって声のトーンを使い分けましょう。
・話す速さ
早口で話すと相手にせっかちな印象や軽い印象を与えてしまいます。また話す速さが速いと相手は言いくるめられているような感覚になり、不快感を覚える場合もあります。相手に伝えることを意識して、落ち着いたスピードでゆっくりと話すことを意識しましょう。ここでも相手に合わせて話す速度を変えることが大切です。相手が速く話す方であればこちらも少し早めに、相手がゆっくりと話す方であればこちらも今以上にゆっくりと話すように心がけましょう。
・姿勢
挨拶は第一印象に繋がる大切な場面です。背筋が曲がった状態で挨拶をしては暗いイメージをもたれてしまいます。また、曲がった立ち方をして挨拶をしてはだらしない印象を与えてしまいます。好印象をもってもらうためにも背筋をまっすぐ伸ばして挨拶をするようにしましょう。
・身振り手振り
挨拶をするとき、とくに個別の挨拶の場合は、身振りや手振りといったボディランゲージも大切にしましょう。相手の話を聞くときには相槌も大切になります。貧乏ゆすりや腕組、足組みは相手に悪い印象を与えてしまいます。自分の身振りや手ぶりが相手に失礼なものになっていないか気を付けましょう。
このように、挨拶をするときは話す内容だけでなく、非言語的な点も大切になってきます。
上記した点を大切にしながら相手に好印象を与える挨拶を心がけましょう。考慮しなければいけない点も多くありますが、相手のことを考え話すことを心がけていきましょう。
「自己紹介」のコツ
転職して入社初日はほぼ間違いなく自己紹介をすることになります。自己紹介は相手に自分の第一印象を与える、ビジネスにおいて重要な場面です。自己紹介が上手にできるかどうかで、その人の信用度や今後の関係性構築に大きく影響を与えます。ここからは自己紹介の基本や注意点を紹介していきます。自己紹介のマナーを覚え、良い自己紹介ができるよう備えておきましょう。
自己紹介の基本的な進め方
自己紹介の際に抑えるべきポイントは基本的に挨拶の項でお伝えした内容と同様です。表情や姿勢をただし相手の目を見て話すことを意識して自己紹介をしましょう。聞き手は話す内容はもちろんですが、話してから感じる雰囲気もみています。暗い印象やマイナスなイメージを与えないよう注意しましょう。自己紹介に盛り込む項目は以下の内容です。
・氏名
・経歴やスキル
・展望や熱意
このような点を簡潔にまとめ話しましょう。自己紹介の理想的な時間は1分程度です。その場で求められる内容を簡潔にまとめ、話したいことを列挙するだけのスピーチにならないように注意しましょう。あらかじめ自己紹介の内容をまとめておくといいでしょう。自己紹介の最後には今後の関係を良好にしていきたいという想いを伝え、一礼をして締めるのが基本的な進め方です。
一緒に働きたい人間だと感じてもらう
ビジネスの場面での自己紹介において、一番大切なことは「一緒に働きたい人だ」と相手に感じてもらうことです。自己紹介が終わったときに、相手にこの気持ちをもってもらうことが自己紹介のゴールといっても良いでしょう。こうした気持ちをもってもらうためにも、自分が価値提供できる人間であるということを訴求していきましょう。ポイントは次の点です。
・貢献できる強みを伝える
まずは自分の強みを簡潔にわかりやすく伝えましょう。転職活動を進めるうえで一番最初に自分の棚卸を経験しているはずです。その時に挙げた自分の強みが、転職先でどのように活かせるかをあらかじめ想定しておきましょう。その強みを活かした先にあるのが、自分の提供できる価値です。どうしても自分の強みが思い浮かばないという時は、自分が害のない人間であるということをまずは相手に認識してもらいましょう。一緒にいて安心できる人間であるということが伝わるといいかもしれません。
・意外な弱点があることを伝える
自己紹介をするときに、非の打ちどころのない完璧な人間であることを強調してしまうと、聞き手は距離感を感じ、話しかけにくくなります。自己紹介の時には親しみやすさを感じてもらうことも大切です。自分の強みを話した後には自分で自分をいじることで親しみやすい人間であることを伝えるように意識していきましょう。
・共通点を伝える
自己紹介でもう一つ大切なのは、聞き手と自分の間に共通点があるということを認識してもらうことです。人間は自分と同じ共通点をもつ人間に心を開きやすい生き物です。自分を受け入れてもらいやすくする為にも、自己紹介の場では共通点を見つけて伝えていきましょう。一番簡単な方法として、会社のビジョンに近い志をもっている点を伝えるのが効果的です。今いるメンバーも何かしら会社のビジョンに共感して在籍している人が多いはずです。同じビジョンをもつ人間であるという認識をもたれれば、その先の仕事の進めやすさが上がります。
・突っ込みどころをいれる
最後に、自己紹介ではいくつかネタを仕込んでおくのも効果的です。自分のネタを自己紹介の中にちりばめると、自己紹介そのものにインパクトが残るのと、その人自身に親しみやすさを感じてもらうことができます。
1分という短い時間で完璧な自己紹介をすることは難しいものです。まずは自分という人間に対して興味をもってもらうことをゴールに事前の準備を進めておきましょう。
・その他の注意点
挨拶は話す中身だけよければ良いというものではありません。あくまで自分の印象を与える手段となる為、話す中身以外にも大切なポイントがあることを覚えておきましょう。
絶対に避けたいのは初日の遅刻。社会人としてのマナーにもなりますので遅刻は厳禁です。逆に、早く着きすぎてしまうのも考え物です。
始業開始の１時間前に到着してもオフィスがまだあいていないということもあり得ます。その場合、自分も次にくる社員の方も困らせてしまうことになります。何分前にくるのが適切か、事前に確認をしたうえで当日の出社時間を合わせるようにしましょう。
まとめ
転職初日の挨拶は自分の第一印象を決める非常に大切なものです。第一印象をよくするだけでなく、今後の仕事を円滑に進める為にも、上手な挨拶を心がけましょう。
ポイントは、笑顔、姿勢、目線です。基本的な所作を覚え、話すことを簡潔にまとめ、手短に挨拶をすることで一緒に働きたいと聞き手に思ってもらえることが自己紹介のゴールです。挨拶は事前の準備もできるものです。直接挨拶ができない人に送る為のメール文章を作成しておく、自己紹介の際に話す強みや弱点、小ネタをまとめて1分程度で話せる内容にまとめておく。こうした事前準備をしっかりと行うことで、幸先の良いスタートを切れるように準備をしていきましょう。
中途入社の場合、新卒とは違い、これまでのスキルや経験の部分も既存の社員から注目されます。そういった不安や期待に応えるべく、今回の仕事に対する経験の有無などはしっかりと伝えるようにしましょう。この人と一緒に働きたいというポジティブなイメージをもたせることができれば入社初日の挨拶としては十分です。簡単な自己紹介やこれまでの経歴、これからの意気込みについて、簡潔にわかりやすく1分前後にまとめて話しましょう。声のトーンや表情から暗いイメージやマイナスな印象を与えないように注意しながら、新しい職場でのいいスタートを切っていきましょう。
